集团化企业会计档案智能化共享探讨——以湘潭市政科技集团有限公司为例

通过研究，可以得出以下结论与启示：第一，作为研究对象的市政集团虽然已经具备了一定的会计档案管理基础建设能力，但是在进行会计档案管理过程中还存在领导层档案智能化管理意识薄弱、会计人员资源共享意识薄弱、会计档案管理制度不健全、会计信息资源共享体系落后、会计档案管理制度实施不到位、财务管理配套软硬件设施不到位等问题。

第 1 章 绪论

1.1 论文选题来源
财务共享服务中心是传统财务管理模式结合信息化技术的转型升级，企业可以利用财务共享中心进行重复、繁琐以及出错率高的财务工作处理。2016 年《会计档案管理办法》的落地实施奠定了电子会计档案具备的法律效力，大数据技术的发展完善更是带动了共享经济出现、人工智能兴起、会计信息化的迅猛发展。在这一新的时代背景下，企业如何更加充分、有效的管理利用好会计数据和会计档案，使企业高速、高质量发展，在激烈的行业竞争中处于优势的地位，成为了现代企业十分重视的问题。
大数据技术的出现对众多传统行业的发展带来了巨大的变革，同时也对很多传统企业的经营管理模式有了更高层次的要求。在这一时代背景下，会计信息档案呈现出规模大、增长快、来源广、种类多、利用率低的特征，会计行业的服务对象、领域、担负的职能以及实现手段和运行机制都急需进行转型升级，传统单一的记账模式已无法满足大数据时代下信息需求者们对数据的高层次需求。
共享服务的出现和崛起直接或者间接地引起了各行各业的变革。共享服务市场需求的快速增长吸引了投资市场大量的资金投资以及相关的政策激励，在这种经济背景形成的强大推动力下，直接导致了共享经济的出现，也推动了共享经济市场规模的发展壮大。与此同时，会计数据的激增、会计信息化的飞速发展、“共享”思路的出现使得财务管理模式也悄悄发生变革，“财务共享服务中心”这一新型名词出现并迅速运用到实践工作当中。在这种新的财务运作模式的推动下，各种大中型集团开始将内部各个子公司具有共性的某些事务性进行集中化处理，以提高企业运营效率、成本控制效率、促进信息资源的共享。而为了推动这一新型管理模式，实现会计档案数据化、信息化、智能化、共享化管理最为关键。
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1.2国内外研究综述
1.2.1文献调研结果
1.2.1.1国外文献调研
笔者以“Accounting Archives”、“Financial Shared Services Center”和“Intelligent sharing of corporate accounting Archives”作为关键词在science direct数据库以及EBSCO数据库进行检索，检索时间段为1990年到2020年 3 月份的文献，检索时间为 2020 年 3 月 1 号，文献检索结果如表 1.1 所示。

表 1.1 外文数据库检索结果

从外文检索结果可以看出，国外学者对会计档案、财务共享中心研究时间较早，并且财务共享研究成果相对较多，但暂无对集团化企业会计档案共享的相关研究。
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第 2 章 集团化企业会计档案智能化共享的理论基础

2.1 信息化条件下的会计档案管理
2.1.1 会计档案的概念与特点
新的《会计档案管理办法》中对会计档案的定义：会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。
企业会计档案在国家档案组成部分中占了很大一部分，却又具有以下区别于其他文书档案的特点：
一是领域的专业性。企业会计档案是对企业经营状况的实际记录和反映，企业经营业务真实状况都反应在会计档案里面，因此会计档案带有各个企业独特的业务性质；会计档案还可以反应企业是否遵守相关行业的财务准则，是否向社会披露真实的经营状况；当国家需要参考行业的经营状况进行经济调控政策制定时还可以参考企业的会计档案。企业会计档案与一般的文书档案不同，企业会计档案是针对特定行业、特定企业的特定部门记载的真实数据，具有很强的专业性以及针对性[44]。
二是来源的广泛性。从会计档案的形成主体来看，凡是具备独立会计核算能力的企业，无论规模大小都会形成会计档案，这些独立核算机构包括国家机关、企事业单位、个体工商户以及其他组织。一方面社会各行各业均会形成各自的会计档案，其形成的来源十分广泛；另一方面，会计档案形成的数量规模十分庞大，尤其是在企业、银行、财税单位这类与财务密切相关联的企事业单位[45]。
三是信息质量的真实客观性。会计信息质量要求基本规范中，可靠性是作为会计交易及相关事务处理的基本准则。
四是形成过程的连续稳定性。会计档案是对一个企业实际经济经营数据的真实记录和反映，会计记录的连续性是由企业经济活动的连续性决定的，因此会计档案应该反映出经济主体在某一个期间内连续稳定的核算与记录，主要包括：凭证日期连续、编号连续，帐簿、报表连续。

表 2.1 企业和其它组织会计档案保管期限表

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2.2 信息化条件下的财务共享服务中心
2.2.1 财务共享服务中心的概念与特点
财务共享服务中心是一种新型的财务业务管理模式，近些年在国内集团化企业中不断地兴起，是企业中一个独立存在的业务处理机构。作为企业独立运行的财务业务统一处理机构为劳动密集型，为集团化企业各个分支、部门以及分公司提供统一的财务服务。财务共享中心的运行方式是将集团下设各个分公司财务部门进行抽离，综合集团各个分公司的分布情况进行财务业务集中处理的平台构建，对集团所属公司业务流程中人力资源利用效率低下且单一重复的业务流程进行改造，进行集团所属分公司的财务工作集中处理。财务业务的集中处理有助于将分布在不同地理区域的分公司进行信息对接，消除信息壁垒，保证财务数据的完整新以及实时性，提高集团企业财务数据汇总分析效率，进行会计记录及相关财务报告的统一规范，从而达到节省系统运行经费和人力资源成本[52]的效果。各个不同地理位置的分公司能在财务共享服务平台实时查询到凭证审核流程的进展情况以及付款进度，在工作效率上大大的提高了审核流程以及信息查询的效率和速度[53]。
财务共享服务中心具有以下几个几个方面的特点：
一是统一性。财务共享模式的构建使用使得集团各下属机构能够进行财务业务的统一化整合以及标准化分工。企业的运营成本能够在业务流程整合后降低，对于财务工作人员的工作效率以及工作质量也能获得较大程度的提高，从而提高人力资源利用效率[56]。
二是技术性。新技术能够为财务共享模式提供技术方面的支持。财务共享服务中心的构建使用是基于社会信息技术发展完善以及新技术的不断研发使用，借助于网络、通信等现代技术，财务工作在进行业务数据传递、存储能力方面都有了较大程度的提升。财务共享服务中心在 ERP 系统、影像扫描系统以及文件管理系统等信息处理系统的发展完善下也不断地得到发展[57]。
三是专业性。企业财务共享服务中心主要有两种表现形式。一是大型集团企业建立符合集团企业实际发展情况的财务共享中心以满足集团内部的业务需要；第二种模式是将财务共享能力作为盈利手段，向提供服务的集团企业收取经营管理费。这两种财务共享模式都对从事工作的人员提出了专业性的要求[58]。
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第 3 章 市政集团会计档案智能化共享现状分析.......................18
3.1 市政集团会计档案智能化共享的基本情况.................................18
3.1.1 市政集团组织架构基本情况..................................18
3.1.2 市政集团会计档案管理基本情况...........................19
第 4 章 集团化企业会计档案智能化共享的对策.................................26
4.1 提高会计档案管理的思想认识........................................26
4.1.2 培养会计人员资源共享意识................................26
4.1.2 培养会计人员资源共享意识.........................26
第 5 章 结论与展望.....................32

第 4 章 集团化企业会计档案智能化共享的对策

4.1 提高会计档案管理的思想认识
4.1.1 树立会计档案智能化管理意识
会计档案能够用于企业发展潜力的分析，是对企业实际经营情况的反映，会计档案的有效管理关系到企业的长远发展以及信息化水平的提高。因此集团化企业要重视对高层管理人员以及档案管理专业人员对于会计档案管理的重视程度，保证集团在进行会计档案管理上的人力物力水平，保证会计档案管理的制度化、科学化以及常规化。在集团内部设立专门的会计档案管理部门，采用专人专职的方式加强对会计档案管理的投入，同时提高自身的会计档案管理信息化水平并改善信息系统软硬件设施环境；对于不具备设立专门档案管理部门条件的企业，可以考虑在会计机构指定专人进行特定企业的会计档案管理，保证企业会计档案管理工作有序高效的运行。会计档案管理工作人员要主动担负起企业的会计档案宣传工作，以实际数据和实际案例向公司高层强调会计档案管理的重要性，从而达到从企业高层到基层这种之上而下的档案重视意识的高度统一。
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第 5 章 结论与展望

社会信息化技术的快速发展带动了整个社会信息量的增长和流通，随之会计档案信息化、智能化不断发展壮大，传统的会计档案管理方式已经无法满足企业的发展需求，财务管理服务中心这一新型的财务业务管理模式在国内外集团企业中日益兴起。但是通过调研发现，鲜少有学者将会计档案智能化与财务共享服务中心两者结合起来进行研究，与之相应的实际案例分析更是少之又少。在这一背景下，笔者引入会计档案智能化共享理念，对湘潭市政科技集团有限公司这一实际案例进行研究分析，深入了解考察该集团会计档案智能化共享建设的真实情况，发现问题并针对性的提出建议与对策加以改进，从而为该集团会计档案智能化共享建设提供一定的参考价值，改善该企业会计档案管理模式。
通过研究，可以得出以下结论与启示：
第一，作为研究对象的市政集团虽然已经具备了一定的会计档案管理基础建设能力，但是在进行会计档案管理过程中还存在领导层档案智能化管理意识薄弱、会计人员资源共享意识薄弱、会计档案管理制度不健全、会计信息资源共享体系落后、会计档案管理制度实施不到位、财务管理配套软硬件设施不到位等问题。
第二，为了提升集团化企业会计档案的使用效率、充分发挥档案数据的价值，可以从思想层面、制度层面以及操作层面进行改善，此外利用云计算、大数据技术以及物联网等先进技术可以更加便捷的收集汇聚企业生产经营过程中的各种会计核算材料，再通过大数据技术的数据价值挖掘、会计数据分布式存储分析等功能来提高其会计档案管理效率，实现会计档案数据的有效共享使用。
参考文献（略）