第一章绪论
第一节研究背景与意义
从建国以来,我国的文件管理制度多次被修改,党政机关也颁布了很多规范性文件。最早在1950年发布了《各机关、团体、企业单位文书档案工作暂行办法(草案)》。其间使用时间最长、影响最大的是1996年中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和2000年国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》,这两个文件在很长一段时间内都是我国文件管理制度的最高标准,特别是2000年发布的《国家行政机关公文处理办法》曾被称为“一部跨世纪的的纲领性文件”。 2012年发布的《党政机关公文办理工作条例》是最新的文件管理规范,它最终实现了党政公文处理办法的统一。这些规范性文件的发布对我国文件管理系统的规范化管理都有着指导性的重要意义,也体现了我国在文件管理规范方面的一贯重视态度以及我国文件管理制度的不断发展和完善。从侧面也反映文件管理对国家机关工作的重要性。文件管理是国家行政机关工作的重要组成部分,上级机构的指令下达、信息发布,下级向上级机构的请示报告、工作汇报,以及平级机构之间的工作交流通通都离不 文件管理系统。公文是行政机关工作的使用工具,而文件管理就是让这些工具更好的工作。所以文件管理的效率直接影响到行政机关的工作效率。
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第二节研究综述
文件管理最早是在上个世纪四十年代的美国开始引起重视,其核心理论就是文件生命周期理论,即认为文件从产生直至因丧失作用而被销毁或者因具有长远历史价值而被档案馆永久保存是整体运动过程,是一个完整的生命过程。①美国的文件管理是指联邦机关案卷室的现行文件和文件中心的半现行文件的管理,强调从宏观上组织管理,注重文件利用,是以文件的使用价值完全实现为目的的管理。这种管理模式更易于电子化的实现。世界第一个关于文件管理的国际性标准在2001年由国际标准化(ISO)正式发布,称为《文件管理国际标准IS015489》。目前国外关于文件管理的研究成果非常丰富,作为国际长期关注的研究领域,文件管理研究在国际范围内拥有大量高质量成果。在电子文件管理系统的构建与实施方面,Keith Gregory认为成功实施的关键在于拥有领导层的实质性支持,组建精英队伍,克服文件管理的习惯和文化转变所带来的挑战。具体做好系统鉴选、设计开发、实施应用和审计评估4个阶段工作。②在文件管理项目建设方面,Ganesh Vednere基于国际文件管理理念,探讨了跨国公司如何构建全球性文件管理系统项目。第一步是获取公司各阶层的支持和认同,组建专职团队,掌握业务流程以确保系统构建的准确实施,重点放在政策与程序、系统构建与实施、培训3个关键点。
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第二章基本概念和理论
第一节文件管理涉及的主要概念
一、``文书”、“文件”和“公文”的概念
在本文中,如无特别说明,这三者不予区分,只根据习惯和语言环境的不同使用这三个词语。 “文书”、“文件”和“公文”三者的概念在内涵上没有本质的区别,“都是社会实践中为了满足人们彼此践行联系而产生的信息记录材料,是人类记录、储存和传播交流各方面信息的重要工具,是认识世界、改造世界的重要手段。”同时,这三者的概念在外延上存在区别:“文书” 一般可作为所有文件材料的总称。它的外延较大,包括机关形成的所有文件和纯属个人事务的文件,某些形式特殊的文字材料,如报表、账册也可以包括在文书中。此外文书还用于指代工作性质或者职业,象从事文书的某人也被称为“文书”。“文件”包括机关收文、发文和机关内部重要的文字材料。文件分为正式和非正式两种,正式文件具有法定效力,而非正式文件就没有。文件也包括私人形成的文字材料,称为私人文件。“公文”的外延相比要小些,它专指各机关按照行文规定制成的用于公务联系的文书,其中包含机关收到的和发出的全部正式文件,也包含机关内部使用的一般文件。
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二、文件管理的内涵
“文件管理”顾名思义是对“文件”的一系列管理活动的总称。何为管理?管,原意为细长而中空之物,其四周被堵塞,中央可通达。使之闭塞为堵;使之通行为疏。管,就表示有堵有疏、疏堵结合。所以,管既包含疏通、引导、促进、肯定、打开之意;又包含限制、规避、约束、否定、闭合之意。理,本义为顺玉之纹而剖析;代表事物的道理、发展的规律,包含合理、顺理的意思。管理犹如治水,疏堵结合、顺应规律而已。所以,管理就是合理地疏与堵的思维与行为。1976年美国联邦文件管理法中,第2901条文曾经明确了“文件管理”是涉及文件产生、保管、利用、处置等有关的计划、管理、指导、组织、训练、发展等的管理活动。在我国,“文件管理”也称“文书工作”、“文书处理工作”或“公文处理工作”,在很多相关著作中也明确了,“文书工作”是指公务文件的撰制、发布、办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。文书工作是公文处理工作的简称。②文书工作主要是指公务文书的形成、处理和管理的程序、手续等。一个机关的组织或办事机构,围绕公文的形成、处理与保管工作,需要有一系列的工作环节,形成一个运转流程,在这一流程中所做的一切工作,都是文书工作。
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第三章衡阳市交通运输局文件管理的实践探索............16
第一节行政机关文件管理的存在问题及原因..........16
第二节现代办公自动化在行政机关遭遇的困境..........18
第三节2000年至2012年衡阳市交通运输局文件管理数据分析...........22
第四节衡阳市交通运输局文件管理的革新..........25
第五节衡阳市交通局的主要经验和不足..........36
第四章行政机关提高文件管理效率的思路..........43
第一节文件管理改革方向..........43
第二节提高文件管理各模块的工作效率..........44
第三节提高文件管理效率的三个重点..........47
第四章行政机关提高文件管理效率的思路
第一节文件管理改革方向
在行政机关中,文件管理实质上就是信息处理工作,它作为行政机关的重要工作组成,决定了它的工作目标是及时准确的处理行政机关往来公文,迅速传递、安全运转和保管公文,正确发挥公文的作用,高效优质的为领导决策和政府工作部门工作提供服务。要想有效的提高一个行政机关的文件管理效率,首先需要了解单位的工作重点,然后突出重点,抓住重点,有选择的加强提高文件管理系统中对应部分的工作效率和服务能力,这样才能找到适合本单位的文件管理方法。不同的决策人有不同的工作习惯,他们不同的知识结构和经历也决定了他们不同的工作习惯。有些决策人也是文秘工作出身,对文件管理相关知识比较了解,在这样的决策人手里文件管理工作是比较好开展的,传统的程序和管理思想都会得到支持而顺利在机关推行,沿用传统的管理思想,小范围的转变,初级办公自动化的引入,就能实现效率的提高。太大的转变反而不利于工作效率的提高,那么变革主要是稳中求变,变革的重点就是在细节上,大范围的转变思想和方式都会冲击决策人的固有习惯,让人无所适从,适得其反。
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结语
文件管理系统不仅是公文的保管系统,还是指导工作人员更好的利用文件信息价值的系统。通过对文件管理中的一些细节的调整,就是实现系统服务性的加强,更多的时候不是做不到,而是想不到。衡阳市交通局在改进文件管理系统,提高工作效率的过程中,一直将提高服务能力作为其中一个目标,虽然改革的过程很缓慢,但最终实现了服务能力的提高,能够应对机关工作中大部分的需求,当然前进的步伐是永无止尽的,要想满足机关工作中所有需求以及想他人未曾想,那还需要继续努力完善。但可以认识到提高服务能力同样是提高文件管理效率的重点,而且应该是那些想要提高工作效率的行政机关需要重点对待和思考的问题。随着政府机构的改革,政府职能的转变,行政机关的工作方式必然会随之改变。机关公务员的引进体制的改变也会逐渐改变行政机关的人员结构,这会为现代办公自动化的推行带来新的契机,但我相信在这个过程中,我国也能找寻到我们自己的文件管理革新之路,寻找到适合我国国情,适合我国工作习惯的管理模式。本文举例的文件管理方式只是在文件管理革新之路上迈出的一小步,是从实际工作中诞生出来的,非常具有实用性。虽然对于整体理论的构建还不够,也不足以改变文件管理的现有模式,但对于提高文件管理效率还是很有帮助的。希望今后能够继续研究改进这一文件管理方式,逐步构建出一个完整的文件管理系统,完善它的不足之处,能够向其他行政机关广泛推广,最终实现文件管理模式的转变,完成从量变到质变的飞跃。
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参考文献(略)