一、电子档案移交与接收管理工作基本概念与基本原则
（一）基本原则
1.完整性原则
电子档案在移交与接收的整个过程中要保证电子档案信息完整、要素齐全，保证电子档案的内容、背景信息、元数据等完好无损，在保证数据信息完整的同时，检查电子档案存储介质的完整性，对外部信息做好移交与接收手续，详细填写电子档案移交与接收登记表和电子档案交接书的数据信息，保证移交与接收过程内部数据与外部介质的完整性。
2.有效性原则
随着计算机技术的迅速发展，计算机设备与配套存储介质的淘汰率也随之加快，因此在注重电子档案完整性的同时也要保证电子档案的有效性，电子档案的有效性不仅仅单方面的只是可读性，在保证数据可读的基础上还要保证数据的兼容性、格式的通用性，对存储电子档案的介质要进行定期的检查更换以保证电子档案的长期有效性。
3.准确性原则
电子档案的信息准确才能发挥其自身最大的作用，因此电子档案数据的准确性对其自身价值尤为重要，电子档案的准确性检查流程包括各立档单位自身对其电子档案数据的初检，有条件的单位可以进行复检，检查内容包括电子目录数据内容的准确性，电子档案数据的准确性，电子目录与电子档案数据一一对应的准确性，各立档单位检查校对不误后移交给接收单位进行复检和终检，通过对电子档案数据的层层检查校验来保证电子档案的准确性。
4.安全性原则
电子档案数据的安全性一直是档案工作的重中之重，近年来，随着计算机技术水平的提高，计算机技术给档案利用提供便捷的同时也提高了安全隐患，电子档案安全性包括两方面内容，一是电子档案数据的安全性，通过一系列的计算机软硬件技术来对不同安全等级的电子档案进行不同安全防护措施的设置，从而保证电子档案不失密、不泄密；二是电子档案存储介质的安全性，在提高电子档案外部辅助保密设备的同时，通过一系列严格的保密管理制度来约束档案人员，在人和设备两方面保障电子档案的安全性。
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（二）吉林省直机关电子档案移交与接收管理工作发展历程
吉林省电子档案管理工作的发展进程大致分为起步、快速推进和系统发展三个阶段。
1．起步阶段
吉林省的电子档案工作最早出现在白城市，当时白城市档案馆率先制定了《白城市直机关电子文件管理暂行办法》12．快速推进阶段 ，虽然此办法在今天看来有很多欠缺的地方，但当时白城市《办法》的出台为今后吉林省的电子档案工作的全面开展和快速推进提供了很大的帮助。经过几年的准备，吉林省在 2002 年出台了有关纸质档案与电子档案配套管理的相关规定之后，吉林省档案局相继于 2004 年正式印发了《电子政务建设中机关电子文件归档管理暂行办法》，2006 年印发了《吉林省归档电子文件移交、接收办法（试行）》，这两项办法的出台也标志了吉林省电子档案移交与接收工作进入了有法可依的阶段。
2．快速推进阶段
在《电子政务建设中机关电子文件归档管理暂行办法》和《吉林省归档电子文件移交、接收办法（试行）》两个《办法》推出之后，吉林省的电子档案管理工作经历了几年的停滞期，电子档案管理工作没有实质性的进展，直到 2013 年吉林省档案局转发《国家档案局关于<电子档案移交与接收办法>的通知》的通知之后，吉林省档案局（馆）经过多次申请，经省编办批准，于同年 11 月份成立了吉林省档案局电子档案管理处，专门负责全省电子档案管理工作的宏观管理和面向省直单位接收电子档案工作。至此，吉林省的电子档案管理工作才进入了快速推进期。
3．系统发展期
自吉林省档案局电子档案管理处成立后，全省电子档案管理工作才有了专门的处室进行管理与协调，2014 年，吉林省档案局面向省直单位进行了调查摸底。调查结果表明，吉林省直机关单位OA系统与档案信息化水平普遍不高，在 90 个被调查的省直机关单位中，63%的省直机关单位没有办公自动化系统、82%的省直机关单位没有档案管理系统、90%的省直机关单位没有开展电子档案整理工作。结合这一实际，经过深入研究，吉林省档案局拟定了吉林省直机关单位电子档案移交与接收工作“全面启动、梯次推进、典型示范”的工作思路。
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二、吉林省直机关电子档案移交与接收管理工作发展历程与现状
（一）吉林省直机关电子档案移交与接收管理工作现状
1．数据方面
由于吉林省开展电子档案移交与接收工作仅仅两年多，2014 年采取试点单位接收的方式，选择了9家试点单位进行文书类电子档案移交与接收工作，截止2014年末，吉林省档案局电子档案管理处接收的 9 家试点单位文书类电子档案共计5755 件，数据量 47GB。2014 年是吉林省直机关单位电子档案移交与接收工作的开局之年，经过了一年多的实践，吉林省档案局电子档案管理处总结了管理经验，改进了管理方式，理清了管理思路。在此基础上，2015 年，吉林省档案局电子档案管理处全面开展省直机关单位文书类电子档案移交与接收工作，截止到 2015年末，吉林省省直机关 96 家进馆单位电子档案已验收合格进馆 42 家单位，总件数 15239 件，总数据量 125.6GB，较上一年总件数增加 8484 件，总数据量增加78.6GB，截止目前，还有部分正在整理或已经提交电子档案移交申请待验收的省直单位，根据以上数据统计，吉林省档案局电子档案管理处有望在 2016 年全年接收进馆单位数量突破 60 家，总接收数据量提高 30%。
2．管理方面
各省直机关单位由于受领导对电子档案工作认识的不同、各自的基础条件不同、传统档案数量不同、资金与人员的投入程度不同、开展的时间不同、推进的速度不同等各方面条件的影响，各省直单位的电子档案工作进度也各不相同。吉林省档案局电子档案管理处及时调整了管理方式，针对不同单位的不同情况采取针对性管理，对电子档案基础好的单位进行年终表扬，并评为电子档案工作先进单位，定期组织各省直机关单位赴先进单位参观学习，通过学习先进单位的管理经验，互相交流，促进各省直机关单位共同进步；对部分积极性高但自身基础条件差的省直机关单位，通过与其单位领导沟通协调，解决设备与人员问题，同时进行上门服务、现场指导，做好电子档案前期准备工作，随后采取集中培训、参观学习、现场操作等方式多方面的培养其单位电子档案工作方面的专业人才，有了专业的电子档案工作人才，其自身的电子档案工作自然会走向正轨；对于个别积极性差且基础薄弱的省直机关单位，我们采取与其单位领导沟通协调，讲解电子档案工作的重要性的方式，让领导对电子档案工作有一个全新的认识，从而重新审视并重视电子档案工作，从上至下的推动本单位电子档案工作的开展，同时对其单位工作人员定期组织业务培训，达到一旦工作开展起来业务人员能及时适应工作流程，不影响工作进度的程度；对极个别消极抵触的省直单位采取年终通报批评的方式来增加其自身开展电子档案工作的紧迫感。
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（二）吉林省直机关电子档案移交与接收管理工作存在的问题
吉林省电子档案工作从省级层面有专门的机构处室进行系统的管理开始于2013 年，而吉林省直机关电子档案移交与接收管理工作随着吉林省档案局电子档案管理处的成立也进入了全面实施阶段，由于电子档案管理工作与传统纸质档案管理工作在很多方面还有所差异，加上传统思想的影响，电子档案的管理面临着诸多的问题，主要表现在以下四个方面：
1．管理制度标准不严
近几年，吉林省档案局依据国家档案局制定并发布的电子档案管理标准和规范制度也相应出台了一些管理标准和规范制度，但缺少系统完整的体系建设，制度建设有空白区域，缺乏整体性，一些标准和细则针对的电子档案类型比较单一，缺乏综合指导意义，规范细化不够，一些制度缺少执行细则，导致各立档单位出现各行其是、各自为政的情况，甚至有些单位对规定和标准已经有了严重的偏差。目前吉林省档案局主要针对的还是文书类电子档案，对于其他门类和其他形式的电子档案了解过少，导致相关的电子档案管理制度缺乏，管理体系更是无从谈起。
2．档案工作重视不足
吉林省电子档案移交与接收工作虽然已经全面开展两年多的时间，但仍有部分省直机关单位没有启动这项工作，这其中有一部分原因是因为相关管理人员导致的。具体可分为两方面。
（1） 领导层面
首先，部分省直机关单位领导将档案工作边缘化是造成电子档案工作滞后的一个很重要的原因，认为档案工作没有其他工作重要，可以先放一放；其次部分省直机关单位领导对电子档案移交与接收工作没有足够的认识，还停留在传统纸质档案保管利用的阶段，甚至有的领导认为“摆好档案，锁好门”就是管理档案的重要部分；最后，部分省直机关单位领导对电子技术知识的匮乏也是造成电子档案工作迟迟未开展的一个原因，一些领导习惯于传统工作模式，习惯于利用纸质档案，对电子档案具有抵触心理，以上三个方面原因造成了领导层面对电子档案移交与接收工作的轻视。
（2）业务人员
首先，部分省直机关单位负责档案的专职档案员普遍年龄偏大，对传统纸质档案工作模式依赖性较大，不愿意改变工作模式，造成了电子档案移交与接收工作停滞；其次，专职档案员对电子档案的一些基本概念与常识认识模糊，不能及时掌握最新的相关知识，导致电子档案移交与接收工作不能正确的开展；第三，部分省直机关单位缺少专职档案管理人员，采用兼职档案员来管理电子档案，但兼职档案员的更换频率又比较高，有的省直单位甚至一年多次更换兼职档案员，兼职档案员往往是刚熟悉电子档案的相关政策制度和工作流程后，还没有正式开展电子档案整理工作就调离了岗位，这样造成电子档案工作总是处在断断续续的状态，省直机关单位缺少对档案专业人员的培养也是滞缓电子档案工作整体进程的因素之一。
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三、吉林省直机关电子档案移交与接收管理工作存在的问题及原因分析 ..... 18
（一）吉林省直机关电子档案移交与接收管理工作存在的问题 ............ 18
（二）吉林省直机关电子档案移交与接收管理工作存在问题的原因分析 .... 20
四、国内外电子档案移交与接收管理工作现状与经验借鉴 ................. 22
（一）国内电子档案移交与接收管理工作现状与经验借鉴 ................ 22
（二）国外电子档案移交与接收管理工作现状与经验借鉴 ................ 26
五、吉林省直机关电子档案移交与接收管理工作对策 ....... 30
（一）完善标准制度建设 ............... 30
（二）加强宣传培训力度 ................. 30
五、吉林省直机关电子档案移交与接收管理工作对策
针对吉林省直机关电子档案移交与接收管理工作中存在的问题，参照国内外电子档案管理工作的先进经验，结合吉林省直机关电子档案管理工作的实际情况，拟从四个方面提出规范吉林省直机关电子档案移交与接收管理工作对策，进而科学有效地推动吉林省直机关电子档案工作的有序发展，为吉林省直机关单位各项工作提供有效地帮助。
（一）完善标准制度建设
1. 加强学习补齐短板
加强对国家档案局电子档案工作相关文件的学习的同时，向电子档案工作开展较好的省市档案馆吸取先进管理经验，加强规章制度的建立与完善，通过调研学习先进档案馆丰富的电子档案移交与接收管理工作经验，从而补齐自身制度建设空白与电子档案移交与接收管理工作手段单一的短板。
2. 细化标准严抓质量
同时，在自身的工作实践中不断总结经验，制定规划出更多更加细致、更加实用的细则与办法来满足不同种类、不同类别的电子档案数据的移交与接收工作。在细化工作制度的过程中，不断加大对各省直机关单位的电子档案业务指导力度，提高对各省直机关单位电子档案移交与接收工作的标准，提高各省直机关单位移交的电子档案初检与复检的抽检率，对不合格的电子档案予以退回整改后再提交。
电子档案移交与接收工作是一项多部门共同参与、协同配合的工作，因此构建科学合理的责任管理机制是实现电子档案移交与接收工作顺畅进行的制度保障，细化责任管理机制是提高电子档案移交与接收工作效率的有效手段，通过合理分责将电子档案移交与接收工作程序化、制度化，通过构建细致严密的组织管理机制，从而明确立档单位在移交前需要准备什么，移交中需要注意什么，移交后需要保留什么；接收单位在接收前需要准备什么，接收中需要注意什么，接收后需要保留什么。通过一系列的制度化管理、程序化管理达到降低工作成本，减轻工作人员工作量，提高电子档案移交与接收工作效率，增强电子档案数据的准确性和安全性的目的。
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结论
吉林省直机关电子档案移交与接收工作正处于全面推进的阶段，对电子档案移交与接收整个过程实施科学有序、规范高效地管理是保证高质量完成电子档案移交与接收工作的必然要求，也是新形势下吉林省电子档案管理工作的一个新的挑战，电子档案移交与接收工作不是一个简简单单的过程，而是一项需要集系统的政策支持、完善的管理制度、超前的管理理念、周密的管理体系、专业的管理人才、充足的管理资金、先进的计算机技术、完备的网络架构于一体的系统性工程。想满足上述的诸多条件还需要一个长期的过程，需要相关政策至上而下的贯通执行，需要制度理念的不断修改与完善，需要吉林省档案局与上级部门以及各立档单位的共同配合，需要专业的人才队伍，需要持续资金的不断供给，需要计算机专业团队对档案软件的不断研发，更需要社会各界对电子档案工作的认可与支持，只有各方面的共同努力才能使吉林省电子档案移交与接收工作迈向新的台阶。
当然现阶段吉林省电子档案事业的发展还存在许多问题，立足当下，着眼长远，清晰地认识到吉林省与国家及其他电子档案工作先进省市的差距才能及时地找出不足，发现短板，通过不断地学习研究，结合吉林省的实际情况，因地制宜地谋划出适合吉林省的电子档案发展规划，才能逐步缩小与电子档案工作先进省市的差距，在不断缩小差距的同时，科学地谋划长远目标是我们发展电子档案事业的关键所在，形成统一规范的电子档案信息远程传输和社会共享的完备服务体系，实现吉林省电子档案全网智能化服务一直是我们追求的目标。
未来的数字时代，电子档案如何能有效地融入数字网络并发挥其自身最大作用成为了摆在档案工作者面前的新课题。
参考文献（略）