华为公司秘书培训体系改进研究

第 1 章 绪论

1.1 研究背景
在经济领域中，秘书是公司各级管理层得力的助手，是信息在公司内部顺利进行流通和传达的有利途径，也是公司各部门能够进行协同一致工作的必要因素之一。一般理论认为，秘书是直接为领导者个人处理经营单位或者机关单位的日常事务，并做好辅助性工作的一种有一定职务的职业人员，在机关单位或者国营公司中隶属于行政后勤管理职位。秘书工作的核心工作内容是紧密围绕公司良性发展的目标和任务，做好为领导及各团队服务，准确传递信息和文件传达等各种任务。随着知识经济的到来，我国在世界经济中的地位日益提高，各政府、企业公司秘书活动的商务性质和涉外性质工作越来越多，沟通协调性质等各类活动已经成为秘书日常工作和综合能力素质要求的重要组成部分。公司秘书除了需要协助公司决策人员的各种综合活动之外，还需要进行调查研究，联系接待，草拟发文和做好交办事项等工作。这要求秘书的技能水平高，能够贯彻公司的上级精神，做好上传下达，处理日常杂务，将公司高层人员从事务性或其他次要工作中解放出来。要求秘书具有速记能力，可以对办公室其他工作人员进行协调及工作监督。在 1998年 5月，国家劳动部所颁布的《秘书职业技能标准》也提出了秘书特指从事办公室程序工作，协助日常事务处理及财务管理，为领导决策及实施服务的人员。
由此可见，秘书人员的工作范围已经远远超出行政后勤的范围。对现代秘书从业人员的培训不能只重视行政能力，这样必将使秘书从业人员不能更好地适应时代要求。在经济趋于全球化、现代社会的多样化和复杂化、市场经济的不断发展要求，秘书人才应该是高层次的组织管理型专业秘书人才，这样才能够更好地适应市场经济的竞争性和骤变性。而要达到这一点，必须通过培训来促使秘书的角色职能的转变，具体是由由单一型向多元化转变，传统型向开放型。新的形势对秘书提出了更高的要求：第一要懂业务能管理；既是信息传递者又是信息管理者，即是服务人员又是公关人员； 既能作为参谋，又能有效执行；既是公司决策者的工作助手，又是公司领导的私人助理。不但要智商高而且要有足够的人际理解力，能够扮演多重角色，高效的为领导服务，为公司各种工作做好上传下达等服务。因此通过培训秘书职业技能鉴定，国际秘书活动需求相互应合，才能更有效地促进秘书工作的职业化发展要求。

1.2 研究意义
在传统的手工业时代，作坊在进行管理的时候采用的是强制性的管理手段，而作为管理中所需要的各种资料也是通过手工的抄写备案以完成。整个管理工作所需的人工繁重而时效性不强。但是在知识经济时代，知识成生产力，而由知识而变来的电子产品也成促进生产发展的条件。生产力的不同，生产条件的不同对管理方式产生了很大的影响。在知识经济时代，由于知识在生产发展中处于核心地位，它在经济发展中起着生产力的发展作用，而知识的持有者是人，所以，在知识经济时代的管理方式应该强调的是“人”的作用性质。因此，在研究企业管理，尤其是大环境下企业管理所产生的影响的时候，很需要考虑到公司秘书的综合知识能力的作用。只有把管理者秘书的岗位作用的定位定好，才可以使得公司的运营得到更好的联系沟通形成合力。华为公司持续不断的一直在进行组织变革，使公司内部的组织架构能够很好的适应市场，华为公司的各级组织变革目的是通过对公司人力资源的优化配置将优质资源和炮火以最快的速度向一线输送，以达到最快速度响应客户需求的目的。在组织变革过程中有一支力量是不容忽视的，就是各级主管和部门的秘书们，虽然秘书们并非一线的作战队伍，但是作为辅助一线主管和部门工作的队伍，对秘书的技能、执行力等又有着很高的要求。在持续的组织变革中秘书的角色由大包大揽的大管家逐渐细分为主管秘书、部门秘书和行政秘书三支队伍，角色的细分使公司对秘书的要求更加细化，由此使得对秘书的培训要更加专业更加细化是非常必要的。

第 2 章 华为公司秘书培训现状及存在问题

2.1 公司概况和组织结构
华为公司内部机构分为产品与解决方案、运营商BG、企业 BG、消费者 BG、片区联席会议、首席供应官、内部服务管理委员会、2012 实验室、华为大学、战略 MARKETING 部、公共及政府事务部、慧通十二大大模块，见图 2.1。在国内的总部是在深圳，在国内的西安、成都、上海、北京设有研发中心，都在各省的省会城市都开设有办事处。按照地域分，又分为中国地区部、欧洲地区部、中东地区部、非洲地区部、美洲地区部和亚太地区部六大地区部。

秘书和文员虽然人数很多，但是其不是一个专门的单独的部门，全部隶属于人力资源部，但是各个部门都有秘书岗位的设置以及工作的渗透。一般来说，秘书都有专门的资格证，本科或者本科以上学历。文员的工作虽然渗透有秘书的性质，但是不属于华为正式员工，而是属于和华为公司的全资子公司慧通公司，大多数都是大专及以下学历。为了保证文员队伍的稳定性，文员的学历原则上不超过大专。华为副总裁以上的领导一般都设有个人秘书。而其他中层领导个人秘书少。大部分秘书是部门秘书，一般来说，平均每 30人就设有一个秘书。一般他们的职责范围比较大，部门的包括考勤、会议记录、日常事务、部门联络和协调等各种工作都是由他们来执行。秘书多为大学的应届毕业生，工资待遇与其他员工一样。文员的待遇相对低一些，但是 要比其他公司文员的待遇高很多。

2.2 华为公司秘书培训现状及存在问题
要提升秘书的工作职能，培训是必备的。但是在公司的秘书培训中，有部分秘书觉得培训内容没有针对自己的工作内容，实用性不是很强，秘书培训工作没有发挥到其应有的效果。虽然公司在几年前就成立了华为大学并开发出具有相当水平的课件，但是针对秘书这一群体的很少，因此效果不明显，存在着以下几个方面的问题：
2.2.1 秘书对培训满意度总体偏低
在“秘书培训满意度 ”调查中，从下图可以看出，58.4%的调查者表示不太满意，满意的占12.8%，非常满意只有10.5%，6.2%回答非常不满意，接近20%的研究客体认为一般。可见，样本秘书总体上对华为公司的秘书培训感到不满意，这也从侧面上体现出了华为秘书培训体系必须要进行改革才能推进培训工作的发展。另外还发现有很多秘书对于目前的师资和课程设置的感到最不满意。

2.2.2 培训管理者缺乏针对性的分层分类培训思想
分层分类管理培训还处在粗放阶段，不够细化，目前华为公司的秘书培训体系有简单的分层分类的现象，分层有助理类的秘书研修班培训、有基础秘书类的培训、有一线秘书的入职培训；分类有零星的管理培训项目，比如，应届毕业生的新员工入职培训。但这些培训缺乏系统的各部门及业务单元自行组织的培训，也没有进行统一的管理。各级别的秘书没有进行分层的培训，多是上大体课，没有进行针对性的培训。另外，公司也没有开设有关于职业资格认证和职称评定的专门培训。从华为公司的人力资源部门得知，公司注重的是产品的研发、产品的产量以及商品的营销，对于秘书的技术和职称的提升的培训，没有加以重视，原因是认为行政工作不比研发技术更重要。

第 3 章 华为公司秘书岗位秘书培训体系改进 ................................. 14
3.1 华为公司秘书岗位培训需求分析 ..................... 14
3.2 公司秘书岗位秘书培训体系改进思路 ............... 17
第 4 章 华为公司秘书岗位培训实施的人力与组织保障 ................. 30
4.1 人力保障 .................................. 30

第 4 章 华为公司秘书岗位培训实施的人力与组织保障

4.1 人力保障
优秀的人才是公司的无形财富，优秀的秘书人才是公司的优质资本。为了获得秘书人才，华为公司必须强化员工的培训，要经常组织派遣优秀秘书和文员到业界其他公司学习、参观。要多鼓励员工自主报名华为大学的相关课程；要鼓励秘书人员参加半脱产学习，公司可以在生活方面给予补贴；公司应当开展全员培训，每人每年必须要得到一至两次培训。为加强秘书的工作能力，公司需要加强秘书的继续教育问题，比如秘书的知识技能培养问题就需要学习的管理。把秘书的自我学习与奖励挂钩，凡是工作成绩显著，学习表现突出的秘书才有机会享受这样的待遇，激励秘书正确更多的学习锻炼机会。
评估制度在公司中的运用，从根本上来说，就是在人的身上的运用。而在人身上运用的东西就必须要从人的根本性需要出发，才能够让人保持人的本性而产生人性所能及的东西。 这就是“以人为本”的问题。激发秘书作为“人”所具有的创造力。有些公司者，只看到眼前的利益，而没有看到将来的前景。公司管理者管理公司是一种创造性的实践活动，管理者在领导公司发展的过程中，必须立足于当前，着眼于未来，在全面深刻地了解公司当前公司现状的基础上，依据社会发展及公司现状对秘书人才的素质标准要求，来进行深化改革、开拓创新，谱写新时期公司培训改革的新篇章。陶行知认为：“创造需要广博的基础。解放了空间，才能收集丰富的资料，扩大知识的眼界，以发挥其内在之创造力。”因此，在知识经济时代，人力资源管理上，就需要着重以制度来加强秘书积极为公司工作的积极性。要善于在公司的思想、目标、措施手段上有所创造，并把创造成果奖励作为制度加以褒奖。

结论
秘书就是在各级企业或者他们管理下的职能单位中工作的领导的助手。这类人员的工作为了协助领导的人们办事为主要目的。他们的工作性质是为领导办事，或者是协调各工作部门之间、工作部门与人之间的矛盾关系的。所以秘书的岗位性质是为领导服务的“公仆”，他们的岗位要求他们兢兢业业为领导办人民工作上或者生活上的事情。他们的工作不涉及到盈利或者亏本的问题，他们的工作性质就是协助的性质。在服务层面上来分析问题，就可以说明秘书的工作特点了。他们需要具备有想要的协助领导的管理工作知识以及解决问题的能力，这样才能够更好地位人们提供各种服务。如何构建培训体系已提升秘书的职能，通过本文研究，得出以下结论:
一、首先要分析秘书岗位需求
在关于秘书协助领导的管理工作制度问题的讨论上，就先要讨论秘书的岗位问题以及岗位要求问题。 相对于其他发达国家成熟企业，我国企业公司的发展历史不是很悠久，也不够成熟。企业公司目前以开发综合立体布局，集产、销、供、交通、文化等多种功能于一体。要发挥出企业中秘书的决策补充、沟通外联形成公司的合作机制，就必须要对秘书进行培训，以进一步提高其思想素质以及工作职能。而进行秘书培训机制的营建无疑就是秘书培训得以顺利进行的根本保证。
二、在分析秘书岗位需求基础上，通过科学的分析营建秘书科学的培训体系
进行秘书培训体系营建的时候，需要遵循科学性以及相关性的指标，以此来体现出各个评价指标之间在涵盖的内容上没有重复。要在解释的功能上，体现了互相协调互相配合。同时所选取的评价指标与在社会视角下的企业核心竞争能力密切相关。另外，还有强调易获得性，评估数字呈现要明朗，数据要简易得出，要避免发生争议性，体现出数据的准确性,，以更好地激励秘书培训的顺利进行。
参考文献（略）