医院采购内部控制研究——以 HBYD 医院为例

1 绪论

1.1 研究背景和意义
随着我国国民经济迅速发展和人民生活水平日益提高，医疗卫生事业的健康发展越来越与国民的生活息息相关。作为为广大人民群众提供良好医疗服务的医院，其采购管理环节的成本影响着医院的社会和经济效益。医院为了保证医疗业务活动的正常运行，必须要采购合理的药品器械作为保障。但是，采购管理环节中内部控制薄弱，较容易产生差错和舞弊，给医院造成重大损失。如何让这一关键环节更完善透明？本文针对HBYD 医院内部控制工作中的药品、医用耗材和试剂采购环节问题，调研分析后提出改进的思路。
新时期的医患关系是社会较为关注的问题，但究其根本是价值问题在其作用。那么虽然随着我国医疗事业的跨速发展，无论是医院的规模，还是医生的技术水准都较以往有了较大的进步，但是，随之而而来的“看小病累，看大病贵”的问题也就随着市场经济及医疗服务价格的居高不下，变得更为尖锐。同时，这些存在的问题也越来越影响着医院的正常经营和不断发展。医院的药品、医用耗材和试剂的采购管理，是医院所提供的医疗服务质量的根基，也是医院资金进行流转的重要组成。因此，医院的综合服务水平，所采购的药品、医用耗材与试剂的质量和价格，是关系到医患关系和医院经济效益和社会效益的根本要素。
针对老百姓“看小病难累，看大病贵”的问题有很多原因，其中最主要的是医院采购管理的内部控制薄弱。医院采购管理的内部控制薄弱包括内部控制制度不完善，业务流程设计不合理，医院管理人员忽视运营控制等因素。内部控制制度的不完善会导致采购管理过程漏洞百出。业务设计不合理，一方面会导致采购过程的繁琐且费用支出较高，成本提高必然会引起医疗服务的价格上涨，价格上升患者医疗费用必然上涨；另一方面会导致采购药品、医用耗材和试剂量过多过大，发生供大于求等不规范的采购现象，容易导致医用人员随意浪费、人为损耗量增多等非常严重的情况，医院的支出间接地增加。医院管理人员忽视运营控制会使医院出现人员职务重叠现象，直接会提高医院的总体费用。因此，医院内部控制薄弱会使医疗服务价格高居不下，始终不能从根本上解决人民群众“看小病累、看大病贵”的问题。然而，很多医院还存在过分依赖药品、医用耗材和试剂收入的现象，将药品、医用耗材和试剂收入作为医院收入的主要来源，价格的增加会直接导致医疗费用的不断攀升，老百姓的看病负担也随之增加，因此也会导致“看小病累、看大病贵”等问题。这些问题的出现归根结底是医院的采购管理内部控制薄弱和医院“以药养医”模式的运行导致的。
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1.2 研究思路及方法
本文主要采用质性研究的方法，以实地调研、专家访谈为主。
文献调查法：参考相关文献资料和理论著作，通过多种途径获取关于采购管理系统的理论性资料，利用中国知网等搜索平台，针对新时期医院改革和内控问题，整体就社会化后的医药服务产品的内部管控流程、采购管理优化等问题的文章进行整理，聚焦“内部流程优化”、“采购关键节点”问题，理清概念，捋顺逻辑思路。
实地调查法：通过对 HBYD 医院的实际采购管理工作的实地观察，全面了解三级甲等医院药品管理和流程现状及存在的问题，并形成相关调研报告。
专家会议法：通过主管院长、采购负责人、执行人及相关使用科室进行的 360 度访谈，了解相关工作关键节点。并组织药品购销管理、医院信息系统、数据库系统开发和医院信息管理方面的管理人员和工程师对现有流程和预期流程进行集体讨论后，形成相关报告。
本文通过对 HBYD 医院的医用耗材和试剂、药品采购环节的内部控制的分析，重点关注药品、医用耗材和试剂采购工作，结合医药行业的特殊性和相关内部控制理论，针对 HBYD 医院药品、医用耗材和试剂采购存在的问题，提出相应的内部管控流程的优化建议。基于互联网+医疗供应应用软件与管理平台——“医物通”软件，针对 HBYD医院的实际情况，建立了医用耗材和试剂采购管理内部控制的模式。
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2 内部控制理论与医院采购控制优化管理综述

2.1 内部控制理论五个发展阶段
内部控制理论从产生至今不断地经历着发展与完善。无数企业用自身的实践与检验推动着内部控制理论的发展。内部控制理论在五个阶段中不断得到提升和完善。这五个发展阶段分别为内部牵制阶段、内部控制制度阶段、内部控制结构阶段、内部控制整体框架阶段、企业风险管理整合框架阶段。
（1）内部牵制(Internal Check)阶段
由于社会生产力水平较低，经济体制尚未得到完善，在 20 世纪 40 年代以前，人们对自己的个人财产十分重视，想对自己有限的财产进行合理的控制，于是就开始进行内部牵制的实践，通过采取运用不同的人或部门穿插监督和制约有效的防止任何个人或部门独自管理会计事务，这充分体现了内部牵制预防作弊、查处错事的特点。内部牵制理论不仅在当时各项财会行业产生巨大影响，还对内部控制理论的深入发展起着重要的推动作用。当时设立内部牵制其主要目的就是为了防止舞弊现象，人作为利益活动的主体，其行为很大程度上会以自我为中心，因此在经济活动中一个人或一个部门进行舞弊的可能性会远远大于两个人或两个部门。内部牵制理论就是利用两个主体进行，就会极大地减少舞弊行为的发生。在经济活动中，让不同的人分管不同的事务，对彼此的业务记录在进行核对检验，这既提高了工作效率又实现了相互监督，这也充分体现了职责分离的原则。实践证明，内部牵制机制作为内部控制理论的第一阶段，为内部控制的形成发展起到重要的奠基作用，是内部控制理论的里程碑。
（2）内部控制制度(Internal Control)阶段
随着生产力的不断发展，小规模的生产方式逐渐难以适应时发表展，股份制在西方国家得到了不断发展。20 世纪 40 年代到 80 年代，股份制中公司的经营权与所有权逐渐分离，这为内部控制理论的进一步发展创造了良好的条件，审计人员的重视也使内部控制理论的地位得到提高。1949 年，美国会计师协会的审计程序委员会做出具体含义：“内部控制是保障企业资产，审核会计数据的正确性和准确性，提升经营管理效率，贯彻既定管理政策而采用的各种协调规则和措施”。内部控制理论也具有了明确的定义。理论的完善推动了制度体系的形成，由此涉及组织构架、内部 审计、业务处理、岗位责任、职员条件程序等内部控制制度体系的理论框架也由此形成。此阶段使企业的各个部门都加入到企业内部控制的范畴，此定义不仅继续深化了内部控制理论在财务会计业务的应用，也将范围逐渐拓展到了企业管理的各个部分。
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2.2 医院采购控制优化管理综述
医院的职责是为人们提供医疗服务，其服务对象不仅包括患有身体、心理、精神疾病的人，还包括处于健康状态的人群。按照《医院分级管理标准》，医院经过评审，确定为三级，每一级再划分为甲、乙、丙三等，针对三级医院又增设特等，因此医院共分三级、十等。
我国在对医院进行的等级划定时，行政区域的卫生主管部门会根据医院的布局与设置，区域内人群医疗服务需求等因素统一进行规划。医院始终保持着三级医疗体系的相对稳定，保证其医疗服务正常合理运行。
一级医院是基层医院，其职责主要是为社区提供医疗、预防、康复、保健等综合服务。作为初级卫生保健机构其主要功能是对人群提供一级预防，同时协助高等级医院搞好院后服务，帮助社区预防管理多发病常见病，并对疑难重症做好正确转诊，起到合理分流病人的作用。
二级医院地区性医院，其主要工作是跨社区提供医疗卫生服务，其作为地区性医疗预防技术中心主要功能是接受一级转诊，对一级医院进行教学科研指导，提高一级医院的业务技术水平，参与指导高危人群，起到连接一级与三级医院的作用。
三级医院跨地区、省、市，主要职责是向全国范围提供医疗卫生服务，是具有全面医疗、教学、科研能力的医疗预防技术中心。其主要功能是提供专业的医疗服务，解决危重疑难病症，接受二级转诊，对一、二级医院进行人才培训与业务技术指导，其具有统领一、二级医院的作用。完成和培养各种高级医疗专业人才和承担省级以上科研项目也是其任务之一；同时，其参与指导一、二级预防工作。
迄今为止，我国还没有出台与医院相关的规章制度对医院的内部控制进行管理规范化，也未形成完整的内部规范准则。所以也要进行不断探索，首先我以企业内部控制理论为出发点，结合医院的工作性质、服务范围、管理结构，逐渐形成适合 HBDY 医院的采购内部控制模式，提高 HBYD 医院的运营管理水平，提高 HBDY 医院防范和抵制风险的能力，实现医院的医疗服务宗旨，切实解决老百姓的医疗卫生问题，推动医院的可持续健康发展。
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3 HBYD 医院采购管理现状及存在问题...........................9
3.1 HBYD 医院简介........................9
3.2 HBYD 医院采购管理现状......................9
4 兄弟医院采购管理工作方面经验借鉴.......................13
4.1 浙江省东阳市人民医院采购管理方式.......................13
4.2 淮安市第二人民医院采购管理工作方法................14
5 针对 HBYD 医院采购管理工作改进建议...........................17
5.1 实行 KPI 节点控制，优化采购管理流程...................17
5.2 改进采购流程的内部环节.......................21

5 针对 HBYD 医院采购管理工作改进建议

5.1 实行 KPI 节点控制，优化采购管理流程
针对 HBYD 医院的采购管理的关键部位，按照不同的采购内容进行精细化分类管理，科室制作采购计划(一般由检验科人员或者主任制定计划)→库房审核发主管院领导处→主管院领导审批→设备科采购员发送至供应商→供应商检查资质信息→供应商响应发货供应商送货→库房扫码验收→验收完毕直接转出库至检验科（供应商配送）→检验科确认接收（系统支持使用 PDA 扫码和 PC 端确认两种验收方式）→检验科使用（支持 PDA 扫码使用和 PC 端确认使用两种方式）
用整套流程使用智能化管理，大大减少科室人员的工作量。对采购管理实现可追溯的管理，从入库到使用都能进行确切的监控，以便于科室老师对科室使用情况进行掌控，实现采购管理的更加科学合理化。使用现系统流程和过去流程的对比和优势：通过业务流程来对比来看，实现了科室--库房--采购--供应商几个环节的业务闭环，全流程可监管。
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6 结论
本文提出，首先对内部控制理论结合医院的特点、医院的内部控制和采购管理工作内部控制进行了相关文献的阐述与综述，然后以 HBYD 医院为事例简述了 HBYD 医院的概况、采购管理现状和内部控制的基本情况，研究分析找出医院采购管理工作的一些存在问题。接着又对这些问题借鉴两个兄弟医院的采购管理工作方法和做法，同时结合本院采购管理的相关流程和实际问题进行梳理，提出实行 KPI 关键节点控制，并对采购流程进行优化和有针对性的内部环境改进措施，并制作出了采购流程图。对医院药品所存在的风险提出相关合理的学习培训与内部管控。医院还要集中采购工作，统一管理事权，设计制定一份 HBYD 医院完善合理的采购管理内控制度交由医院进行试运行，并结合兄弟医院的提出的医疗增加值管理模式对医院进行改进，最后提出通过医物通管理平台加强医院内部控制，来加强全院医用物资从采购到使用的实时监管和全程追溯；通过二维条码技术和自动化扫码设备大大提高了工作效率并实现了精细化管理；通过自动化的资质管理功能保证了全院物资的供应安全；通过对全院物资供应的流程改造，实现了财务上的“零库存”管理，降低了全院物资的供应成本，提高了医院的运营周转效率。
参考文献（略）